Meschede // Effizientes Liegenschafts- & Gebäudemanagement.

12.05.2017

Im kommunalen Liegenschaft- und Gebäudemanagement gibt es viele Bereiche, die im Auge behalten werden wollen und in denen man steuerungsrelevante Entscheidungen treffen muss. Dieser Aufgabe hat sich auch die Stadt Meschede gestellt. Seit Anfang dieses Jahres setzt sie erfolgreich auf das LuGM-Modul der Axians Infoma GmbH. Die regio iT hat die Stadt dabei technisch, kaufmännisch und konzeptionell unterstützt.

Bisher haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Meschede zur Auswertung des Liegenschaft- und Gebäudemanagement zwei Tools genutzt: Eine Facility-Management-Lösung (FM-Tool) zur Planung von Maßnahmen und zur Kostenkontrolle. Und zum anderen das Finanzverfahren Axians Infoma Newsystem zur Buchung der Finanzen. Hierbei war eine redundante Buchhaltung nötig, um beide Systeme aktuell zu halten, was jedoch einen erhöhten Arbeitsaufwand mit sich brachte.

Besser, schneller und einfacher geht’s immer – Das war auch die Meinung der Verantwortlichen bei der Stadt Meschede. Jetzt musste nur noch eine passende Lösung her! Und diese war denkbar einfach: Das Finanzverfahren Axians Infoma Newsystem bietet alles aus einem System.

Mit dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement (LuGM)-Modul in Newsystem können die gleichen Aufgaben erfüllt werden wie zuvor in den FM-Tools. Jedoch bietet die neue Lösung folgende Vorteile:

  • Die Datenbasis ist für die Buchhaltung und das LuGM-Modul dieselbe.
  • Es gibt keine Medienbrüche mehr. Die Rechnungen laufen direkt nach der Buchung in die Finanzbuchhaltung von Newsystem.
  • Es ist keine doppelte Erfassung von Rechnungen mehr notwendig. Die Rechnung ist in der Finanzbuchhaltung und dem LuGM-Modul dieselbe.

Nachdem der Entschluss für die neue Lösung gefasst war, bestand die Aufgabe der regio iT nunmehr darin, die Daten aus den FM-Tools aufzuräumen, zu exportieren, konzeptionell anzupassen und wieder in Newsystem zu importieren. Aufgrund der gut gepflegten Datenbasis seitens der Stadt Meschede war eine Datenübernahme ohne größere Anpassungen möglich.

Nach der Datenmigration wurden schließlich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Gebäudemanagements sowie der Finanzbuchhaltung geschult, um einen reibungslosen Start zu garantieren. Nach dem erfolgreichen Projektabschluss sind sich alle Beteiligten sicher, eine gute Entscheidung getroffen zu haben.

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