DMS-Lösungen

Gähnende Leere auf den Schreibtischen, kein Rascheln von Papier oder Rauschen von Druckern mehr.

Dokumente und Information in elektronischer Form sind aus Geschäftsprozessen längst nicht mehr wegzudenken. Dennoch gehören Papierdokumente nach wie vor zum Tagesgeschäft. Dies erschwert die Archivierung von Dokumenten aus den verschiedensten Quellen: Dokumente aus ERP-Systemen, Anschreiben, Faxe, E-Mails, Office-Dokumente und Web-Dokumente sollten nach Möglichkeit ohne Medienbrüche verfügbar sein.

Zusätzlich durchlaufen viele Dokumente – zum Beispiel Angebote oder eingehende Rechnungen – bis zu ihrer vollständigen Abarbeitung elektronisch und/oder in Papierform mehrere Organisationseinheiten. Im Zweifelsfall existieren am Ende zahlreiche Kopien innerhalb der unterschiedlichen Fachbereiche in individuellen eigenen Ablagesystemen.

Fazit: Hier schafft die elektronische Akte Abhilfe. Sie verhindert, dass Informationen in verschiedenen Programmen und Ordnern vorliegen.

 

Die Vorteile der digitalen Akte auf einen Blick:

  • Effiziente Unterstützung der Unternehmensprozesse
  • Reduzierung von Suchaufwand
  • Entlastung der Mitarbeiter bei der Informationsbeschaffung
  • Einsparung von Kosten für Ordner und Papierakten
  • Einsparung von Raumbedarf
  • Einheitliche und zentrale Ablagestrukturen mit sekundenschnellen Zugriff
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zur elektronischen Archivierung
  • Erfüllung von Anforderungen im Rahmen der ISO Zertifizierung (Produktakte)
  • Zentrale Zusammenfassung von verstreuten Dokumentenbeständen
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Höhere Datensicherheit durch revisionssichere Archivierung

 

Zur Ermittlung Ihrer Einführungsstrategie betrachten wir Ihre individuelle Kundensituation ganzheitlich:

  • Ihre Ausgangssituation: Was ist bereits vorhanden?
  • Ihre IT-Strategie: Wie kann ein zentrales DMS sinnvoll eingebettet werden?
  • Ihre Prozesse und Workflows: Wie sind diese vorrangig ins ERP-System (SAP, newsystem kommunal) zu integrieren?
  • Ihr eGovernment: Wie gestalten Sie Ihr „Digitales Rathaus“ an anderen Stellen?
  • Ihr Fahrplan: Welche Ausbaustufen sind perspektivisch geplant, z. B. digitale Aktenführung oder Aktenplan?
  • Virales Marketing: Was ist nachhaltig zu tun, damit Ihre Umstellungen von heute auch in fünf oder zehn Jahren noch positiv nachwirken?
  • Ihre internen Ressourcen: Wie können diese optimal genutzt werden?
  • Vernetzung: Welche Fachbereiche haben Interesse an Schnittstellen zu Fachverfahren?
  • Vorausschau: Welche Entwicklungen und Trends zeichnen ab?