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Die eRechnung kommt – digitale Anschrift nicht vergessen …


Sie und ihr Team stehen schon seit Monaten im engen Austausch mit den Kommunen, die als Erste die Umstellung realisiert haben müssen. Bereits seit 2018 müssen Vergaben elektronisch erfolgen, ab April 2020 besteht dann auch die Verpflichtung, Rechnungen in elektronischer Form anzunehmen. „Medienbruchfrei und bereits ab einer Höhe von 1.000 Euro“, wie Doris Havertz betont.

Abfotografieren oder einscannen und dann womöglich wieder ausdrucken und auf dem Postweg weiterleiten, das hat mit elektronischer Rechnungslegung allerdings nichts zu tun. Der Prozess insgesamt ist komplexer. „Um die eRechnung sinnvoll verarbeiten zu können, muss ein digitaler Rechnungsworkflow bedient werden. Dazu gehört auch eine revisionssichere Archivierung auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems“, weiß die Centerleiterin.

Vor der Verarbeitung der Rechnung steht zunächst der Empfang: „Die Leitweg-ID ist in dem Verfahren die digitale Adresse wie Straße und Hausnummer“, erklärt Doris Havertz. Damit die Rechnungen auch da ankommen, wo sie hingehören und der digitale Einwurf nicht im falschen Briefkasten erfolgt, wurden die Kunden vor wenigen Wochen daran erinnert, die Leitweg-ID zu beantragen. Damit auch wirklich alle gerüstet sind für die Einführung der eRechnung.

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