Die flexible Lösung für Vergabe, Verwaltung und Abrechnung von Betreuungsplätzen
KIVAN ist eine moderne, vollständig webbasierte Anwendung für die Kitaplatz‑Vergabe, die Verwaltung von Betreuungsverträgen sowie die Abrechnung von Elternbeiträgen. Entwickelt wird die Software von der Lecos GmbH, einem auf kommunale IT‑Prozesse spezialisierten Unternehmen aus Leipzig.
Die Software ist speziell auf die Anforderungen im Kita-Bereich zugeschnitten und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Sie unterstützt Mitarbeitende in Kommunen, Trägern, Kitas und Horten dabei, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Als Fachverfahren gewährleistet KIVAN eine revisionssichere, automatisierte und transparente Dokumentation aller digitalen Vorgänge.
Die Basisfunktionen im Überblick
- Anmeldung und Antragstellung von Betreuungsplätzen
Über das Elternportal erhalten Eltern einen transparenten Überblick über sämtliche Betreuungsangebote – von Tagesmüttern über Krippe und Kita bis hin zum Hort. Nach einer Registrierung können sie den gesamten Anmeldeprozess für ihre Wunscheinrichtungen bequem online durchführen.
- Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen
Ob zentrale Vergabe, Stichtagsverfahren oder individuelle Wartelisten – KIVAN passt sich flexibel an die Prozesse der jeweiligen Kommune an. Das Verwaltungsportal bietet eine einfache Übersicht aller Anmeldungen und ermöglicht eine komfortable Steuerung der Platzvergabe. Zudem sorgt die Anwendung dank der Anbindung ans Einwohnermelderegister (EWO) für eindeutige Datensätze: Jedes Kind wird nur einmal erfasst – Mehrfachanmeldungen gehören damit der Vergangenheit an.
- Abrechnung von Elternbeiträgen, Sonder- und Zusatzleistungen
Das Abrechnungsmodul von KIVAN berechnet automatisch den korrekten Beitrag auf Grundlage der aktuellen kommunalen Beitragssatzung. Änderungen – z. B. bei Verträgen, Einkommensdaten oder Beitragssatzungen – werden präzise berücksichtigt und führen automatisch zu aktualisierten Berechnungen.
Modular, flexibel und erweiterbar
Dank seines modularen Aufbaus lässt sich KIVAN schnell an unterschiedliche kommunale Verwaltungs- und Vergabestrukturen anpassen. Zahlreiche Schnittstellen, Zusatzmodule sowie über 140 Funktionen ermöglichen eine individuelle Ausgestaltung – genau abgestimmt auf die Bedürfnisse der Kommune.
Mit KIVAN lassen sich umfassende Auswertungen wie Landesstatistiken, Zuschüsse oder Personalplanungen erstellen. Auch komplexe Abrechnungen von Betriebskosten oder Zusatzleistungen können problemlos abgebildet werden. Der Export ins KiBiz.web ist ebenfalls sichergestellt.
Mehr als reine Platzvergabe
KIVAN bietet neben der Erfassung von Betreuungswünschen und der Vergabe von Plätzen eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten:
- Die Schnittstelle mit dem Einwohnermelderegister (EWO) stellt eine sichere Gegenprüfung der Daten sicher und schließt Falschanmeldungen aus.
- Im Verwaltungsportal lassen sich freie Plätze tagesaktuell einsehen und Prognosen zur zukünftigen Auslastung erstellen – eine transparente Bedarfsplanung wird damit auf Knopfdruck möglich.
- Das Elternportal bietet neben der Übersicht aller Betreuungsangebote auch eine sichere, datenschutzkonforme Kommunikationsplattform zwischen Eltern und Einrichtungen.
Erprobt in über 150 Kommunen
Bereits mehr als 150 Kommunen in Deutschland setzen auf KIVAN. Jede neue Nutzung liefert wertvolle Impulse, die in die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems einfließen.
Weitere Informationen zur Software finden Sie hier!